Zakázky#
Evidence toho, co pro klienta děláte. Zakázka je složka jednoho klienta — „Rekonstrukce koupelny“. Sama se ale nefakturuje: uvnitř ní jsou pracovní listy a teprve list je to, co se uzavře a vyfakturuje.
Najdete je v Moje firma → Agenda → Zakázky.
Tři patra, ne dvě#
| Pojem | Co to je |
|---|---|
| Zakázka | složka pro jednoho klienta — „Rekonstrukce koupelny“ |
| Pracovní list | fakturační dávka uvnitř zakázky — „Pracovní list 1“ |
| Práce | jeden řádek na listu — „Demontáž obkladu, 4 hodiny“ |
Zakázka se nefakturuje a nezavírá — to dělá pracovní list
Hledáte-li na zakázce tlačítko „Uzavřít“ nebo „Vystavit fakturu za zakázku“, nenajdete ho. Zakázka má jen Otevřeno a Archivováno; uzavírání, fakturace i zámek proti změnám sedí na jednotlivých pracovních listech. Kdo tohle přehlédne, čeká na fakturu, která nikdy nevznikne.
Dlouhá zakázka se tak dá fakturovat po etapách: první list vyfakturujete, druhý zůstane otevřený a dál se do něj píše.
Výpis zakázek#
| Sloupec | Co ukazuje |
|---|---|
| Firma | ke které firmě zakázka patří |
| Klient | odběratel z adresáře Fakturace |
| Název | název zakázky |
| Účet | ✓ když má klient napojený uživatelský účet, jinak ✗ |
| Stav | Otevřená / Archivovaná |
| Počet prací, Σ hodin, Σ cena | součty přes všechny listy zakázky |
Sloupec Účet říká, jestli klient uvidí zakázku na webu
✗ neznamená chybu — jen že odběratel nemá v kartě navázaný uživatelský účet, takže se mu zakázka na webu v sekci Moje zakázky neukáže. Napravuje se to na odběrateli, ne tady.
„— interní“ místo klienta je pozůstatek starších dat
Nové zakázky bez klienta nevzniknou. Vidíte-li tenhle text u staré zakázky, doplňte jí klienta — jinak ji nepůjde vyfakturovat.
Údaje zakázky#
Formulář má dvě záložky: Zakázka a Pracovní listy (počet). Druhá je popsaná v Pracovních listech.
Základní údaje#
| Pole | K čemu je |
|---|---|
| Firma | ke které firmě zakázka patří; povinné |
| Název zakázky | povinný |
| Poznámka (interní) | text jen pro vás; klient ho nevidí |
Klient#
| Pole | K čemu je |
|---|---|
| Klient | odběratel z adresáře Fakturace; povinné |
| Kontakt klienta | konkrétní osoba u klienta; bez výběru se použije první kontakt |
Bez klienta zakázku neuložíte a chyba se ukáže nahoře, ne u pole
Klient je povinný. Administrace napíše Vyberte klienta — bez klienta nelze zakázku fakturovat, ale protože se vybírá přes vyskakovací okno, hláška se objeví v souhrnu chyb nad formulářem, ne u prázdného rámečku. Kdo hledá červený rámeček u pole, marně ho hledá. Potřebujete-li si vést vlastní vnitřní práci, založte si v adresáři odběratele své vlastní firmy a vybírejte jeho.
Klientský účet se zadává u odběratele, ne tady
Na zakázce už žádné pole s účtem není. To, co klient uvidí na webu ve svých zakázkách, se řídí vazbou na uživatele v jeho kartě odběratele.
Fakturace#
Dvě volitelná pole, kterými se dá přebít nastavení klienta pro tuhle jednu zakázku:
| Pole | K čemu je | Necháte-li prázdné |
|---|---|---|
| Typ dokladu | třeba zálohová faktura místo běžné | — dle odběratele — |
| Měna | měna vystaveného dokladu | — dle odběratele — |
Výběrem klienta se obě pole předvyplní z jeho profilu
Berou se z fakturačního profilu vybraného klienta. Přepnete-li klienta, přepíšou se znovu — ruční změnu proto dělejte až potom, ne předtím.
Změna měny na rozjeté zakázce nepřepočítá už zadané ceny
Přepíše se jen to, v čem se doklad vystaví. Sazby a částky u prací zůstanou v číslech, jak jste je zadal.
Nejdřív uložte, pak zakládejte listy
Záložka Pracovní listy se rozsvítí až po uložení zakázky.
Archivace#
Archivace je konec zakázky, ne fakturační akce. Nic nefakturuje a nic zpětně neuzavírá — jen celou složku zamkne proti dalším zápisům.
| Tlačítko | Co udělá |
|---|---|
| Archivovat zakázku | zamkne zakázku, listy i práce proti změnám |
| Vrátit z archivu | odemkne ji zpátky; ptá se na Důvod |
Archivovaná zakázka je jen ke čtení — s výjimkou komentářů
Administrace napíše Zakázka je archivovaná — je jen ke čtení. Nejdřív ji vraťte z archivu. Nejde v ní přidat list ani práci. Komentáře ale zamčené nejsou — psát do nich můžete vy i klient i po archivaci (hodí se to k dořešení reklamace, ale počítejte s tím, že „uzavřená“ zakázka může dál dostávat zprávy). Než archivujete, ověřte, že v ní není rozpracovaný list, na který ještě čekáte s fakturou — takový list zůstane nevyfakturovaný a zamčený.
Archivace nefakturuje
Zaarchivovaná zakázka s nevyfakturovaným listem znamená neodeslané peníze. Nejdřív fakturujte, pak archivujte.
Postup: založit zakázku#
- Otevřete Moje firma → Agenda → Zakázky a dejte Nová zakázka.
- Vyberte Firmu a vyplňte Název zakázky.
- Vyberte Klienta; případně upřesněte Kontakt klienta.
- Potřebujete-li jiný Typ dokladu nebo Měnu než má klient, vyplňte je v sekci Fakturace; jinak nechte prázdné.
- Dejte Uložit.
- Přepněte se na záložku Pracovní listy a dejte Přidat list — viz Pracovní listy.
Souvislosti#
- Pracovní listy — zapisování prací, uzavírání a fakturace.
- Adresář Fakturace — fakturační profil klienta a účet, pod kterým zakázku uvidí na webu.
- Firemní profil — prodejce, řada a poslední záchrana pro typ dokladu, měnu a DPH.
- Faktury — doklad, který z listu vznikne.
- Moje zakázky — co ze zakázky uvidí klient na webu.