Doklady#
Každá změna množství vzniká dokladem. Doklad je stopa — kdo, kdy, kolik a proč.
Najdete je v Sklad → Doklady.
Typy dokladů#
| Typ | Co dělá |
|---|---|
| Příjemka | naskladní zboží — nákup od dodavatele, vratka |
| Výdejka | vyskladní — prodej, odpis, vlastní spotřeba |
| Převodka | přesune mezi dvěma sklady |
| Inventura | srovná evidenci se skutečností |
Převodka jako jediná pracuje se dvěma sklady — z jednoho ubere, do druhého přidá.
Stav dokladu#
Doklad má stav. Dokud není potvrzený, s množstvím nic nedělá.
Rozepsaný doklad nevadí
Příjemku můžete rozepsat, když zboží dorazí, a potvrdit ji, až ji zkontrolujete proti faktuře. Do potvrzení se sklad nemění.
Rozepsaný doklad (koncept) můžete ukládat, kolikrát potřebujete. Uložení nesmaže poznámky u jednotlivých řádků ani nepřepíše čas, kdy řádek vznikl.
🔴 Potvrzený doklad se neopravuje ani nemaže#
Doklad je účetní stopa. Když je potvrzený, změna se nedělá přepsáním — vystaví se storno, které pohyb zruší, a pak nový doklad se správnými čísly.
Smazání potvrzeného dokladu by rozešlo sklad s historií
Množství by se změnilo, ale nebylo by z čeho vyčíst proč. Za půl roku pak nikdo nedohledá, kde se ztratilo dvacet kusů. Proto stornujte, nemažte.
Odkud doklady vznikají#
Ne všechny vytváříte ručně. Doklad si umí vyžádat i jiný modul:
| Zdroj | Kdy |
|---|---|
| Ručně | nákup, odpis, inventura |
| E-shop | při přechodu objednávky do stavu s „Potvrdit sklad“ |
| Reklamace | při vrácení zboží na sklad |
U dokladu je vidět, odkud vznikl. Automaticky vzniklé doklady neupravujte ručně — rozejdete je s objednávkou, ke které patří.
Příjemka#
- přidat → typ příjemka.
- Vyberte sklad a dodavatele.
- Přidejte položky: skladovou kartu, množství a nákupní cenu.
- U zboží se šaržemi zadejte číslo šarže a expiraci.
- Zkontrolujte a potvrďte.
Nákupní cena není nepovinný údaj
Počítá se z ní průměrná nákupní cena a celý report marží. Příjemka s nulovou cenou znamená, že u toho zboží vychází marže jako stoprocentní.
Do sloupce Nákupní cena/j. patří číslo větší nebo rovné nule, případně nic. Zápornou cenu nebo text formulář neuloží a ohlásí „Cena řádku musí být číslo větší nebo rovné nule (nebo prázdná).“ Opravte hodnotu a uložte znovu.
Cena 0 je platná: zboží se naskladní s nulovou nákupní cenou. Prázdná cena znamená „cenu neznám“ — šarže pak dostane průměrnou (případně poslední) nákupní cenu karty.
Zaúčtování zkontroluje ceny všech řádků ještě jednou. Najde-li na rozepsaném dokladu zápornou nebo neplatnou cenu (třeba z dřívějšího uložení), nezaúčtuje nic a ohlásí, který řádek opravit, například „Řádek 2 (ABC-01 — Šroub M6) má neplatnou cenu -5 — cena nesmí být záporná. Opravte ji v konceptu a zaúčtujte znovu; koncept zůstal uložen.“ Řádky se počítají shora, v pořadí, v jakém je formulář ukazuje.
Množství s desetinami#
Množství může mít až tři desetinná místa (1,5 kg, 0,25 m). Delší zápis se zaokrouhlí matematicky na tři místa (1,0005 → 1,001); co se po zaokrouhlení rovná nule, doklad nepřijme. Administrace množství ukazuje bez zbytečných nul: 1,5 místo 1,500 a 5 místo 5,000. Desetinná čárka nebo tečka se řídí jazykem administrace, export do CSV používá vždy tečku.
Inventura#
Srovnání evidence se skutečností.
- Vytiskněte podklad s evidovaným stavem.
- Fyzicky spočítejte.
- Zapište skutečné množství.
- Potvrďte — systém dorovná rozdíl.
Inventura přepíše evidenci bez ptaní
Co zapíšete, to bude platit. Překlep v množství se projeví jako ztráta nebo přebytek a opravuje se další inventurou. Před potvrzením si čísla projděte.
Změní-li se stav karty mezitím, co počítáte (třeba přijde objednávka), systém její řádek odmítne a ohlásí „Některé řádky byly odmítnuty (stav se mezitím změnil) — zkontrolujte a zadejte znovu.“ Odmítnutý řádek na skladu nic nezmění. Kartu přepočítejte a zadejte ji znovu.
Inventuru dělejte, když se nic nehýbe
Objednávka přijatá uprostřed počítání rozdíl zkreslí. Ideálně mimo provozní dobu.
Číslování#
Doklady mají řady podle typu. Číslo se přiděluje při potvrzení a nemění se.
Pohyby#
Ke každému dokladu patří pohyby — jednotlivé řádky s množstvím. U pohybu se ukládá i zůstatek po pohybu a název položky v okamžiku pohybu.
Historie se nepřepisuje
Přejmenování skladové karty nezmění staré pohyby. Je to záměr: doklad má ukazovat, co na něm stálo tehdy.