Rozvrhy#
Hlavní pracovní obrazovka modulu. Kalendář ve čtyřech pohledech, ve kterém rovnou zapisujete rezervace, blokujete si čas a otevíráte termíny k rezervaci.
Najdete ho v Moje firma → Agenda → Rozvrhy.
Nahoře jsou vždycky dvě rozbalovátka: Firma a Kalendář. Všechno, co pod nimi uvidíte, patří k vybranému kalendáři — viz Kalendáře. Vedle nich je odkaz + Nový kalendář.
Čtyři pohledy#
Přepínač Rok | Měsíc | Týden | Den.
| Pohled | Co ukáže | K čemu je |
|---|---|---|
| Rok | dlaždice leden–prosinec s počty rezervací, blokací a zavřených dnů | rychlé srovnání sezóny; proklik do měsíce |
| Měsíc | mřížka dnů se stavem a volným časem | běžná orientace; proklik do dne |
| Týden | dny pod sebou, hodiny zleva doprava | přehled vytížení; s volbou Všechny kalendáře i porovnání zaměstnanců |
| Den | svislá časová osa s bloky | tady se zakládá |
Stavy dne v měsíčním pohledu: Volno, Částečně volno, Plno, Zavřeno. U každého dne je ještě drobný údaj o volném nebo obsazeném čase.
Zavřené dny v měsíci nejsou proklikávací
Do denní osy se dostanete jen ze dne, který má aspoň něco k nabídnutí. Zavřený den otevřete tak, že jeho záznam Zavřený den smažete v Termínech.
V týdenním pohledu se dá v rozbalovátku Kalendář zvolit Všechny kalendáře — každý den se pak rozpadne na pruhy, jeden na kalendář, barevně odlišené podle barvy kalendáře. Klepnutím na jméno kalendáře v pruhu se přepnete na jeho vlastní týden.
Denní pohled a modální okno#
Denní osa se skládá z bloků: Volno, Zavřeno, Blokace a rezervace ve stavu Potvrzeno nebo Čeká na potvrzení. Klepnutí na blok otevře modální okno.
| Klepnete na | Modál nabídne |
|---|---|
| Volno nebo Zavřeno | přepínač Akce: Rezervace / Blokovat / Otevřít okno |
| rezervaci | úpravu údajů klienta a stavu, přepínač Rozsah termínu a Zrušit rezervaci |
| blokaci | tlačítko Zrušit blokaci |
Nad osou je legenda barev a pod ní se — pokud takové existují — vypíše seznam Mimo nabízená okna.
Seznam „Mimo nabízená okna“ nepřehlédněte
Jsou v něm rezervace a blokace, které leží mimo aktuálně nabízená okna — typicky proto, že jste po jejich vzniku zkrátil pracovní dobu nebo den zavřel. Na časové ose nejsou vidět, ale platí dál a klient s nimi počítá. Po každé změně pracovní doby se na tenhle seznam podívejte.
Postup: zapsat rezervaci z telefonu#
- V Rozvrzích vyberte Firmu a Kalendář.
- Přepněte se na Den a nalistujte datum (šipky vlevo a vpravo nad osou).
- Klepněte na blok Volno v čase, který si s klientem domlouváte.
- V přepínači Akce nechte Rezervace.
- Vyplňte Jméno, E-mail, Telefon, případně Poznámku.
- Zkontrolujte Rozsah termínu (Od a Do) — předvyplní se podle bloku, ale dá se upravit.
- Nastavte Stav: Čeká na potvrzení, nebo rovnou Potvrzeno.
- Chcete-li klientovi poslat e-mail, zaškrtněte Poslat klientovi e-mail.
- Dejte Uložit rezervaci.
Ručně zapsaná rezervace e-mail sama neposílá
Zaškrtávátko Poslat klientovi e-mail je vypnuté, dokud ho nezapnete. U klienta, který si termín domluvil telefonicky a e-mail od vás nečeká, je to správně — jen na to nespoléhejte v opačném případě.
U rezervace zapsané správcem nevzniká razítko souhlasu se zpracováním údajů
Souhlas sbírá formulář na webu, ne vy v administraci — a systém ho proto u ručního zápisu nemá odkud vzít a nefalšuje ho. Zapisujete-li klientské údaje z telefonu, postarejte se o právní podklad jinak; z evidence rezervace ho nedoložíte.
Postup: zablokovat si čas#
- V denním pohledu klepněte na blok Volno v čase, který si chcete nechat.
- V přepínači Akce zvolte Blokovat.
- Do Poznámky napište důvod — uvidíte ho pak přímo v bloku na ose.
- Dejte Blokovat.
Blokace zabírá čas uvnitř nabízených oken (vlastní schůzka, pauza, cesta) a klientovi se ten čas přestane nabízet.
Blokaci nejde uložit přes obsazený čas
Uložení se odmítne s vysvětlením, že se zadaný čas překrývá s rezervací nebo jinou blokací. Nejdřív tedy vyřešte rezervaci, která tam už je, a teprve pak blokujte.
Rozsah blokace se nemění, blokace se ruší a zakládá znovu
Modál blokace nemá pole pro čas — je to jen informace a tlačítko Zrušit blokaci. Změna znamená zrušit ji a založit novou.
Postup: otevřít termín mimo pracovní dobu#
- V denním pohledu klepněte na blok Zavřeno v čase, který chcete nabídnout.
- V přepínači Akce zvolte Otevřít okno.
- Dejte Otevřít okno.
Čas se tím trvale přidá k nabídce toho dne — i když leží mimo pracovní dobu kalendáře. Totéž se stane, když v zavřeném čase rovnou zapíšete rezervaci.
Otevřením okna se den přepne na denní přepis
Od té chvíle se ten jediný den řídí jen svými okny a pracovní doba kalendáře pro něj přestává platit — viz Kalendáře. Administrace vás před ztrátou nabídky chrání tím, že stávající pracovní dobu uloží jako okna, ale pozdější změna pracovní doby kalendáře už na takový den nedosáhne. Pozná se to tak, že den má ve sloupci Zdroj Denní přepis místo Výchozí (pracovní doba).
Zkrátit a rozdělit rezervaci#
V modálu otevřené rezervace je přepínač Rozsah termínu se třemi volbami.
| Volba | Co udělá |
|---|---|
| Zachovat | rozsah se nemění, uloží se jen údaje klienta a stav |
| Zkrátit | zmenší rozsah rezervace; nový rozsah musí ležet uvnitř současného |
| Rozdělit | rozdělí termín v zadaném čase — rezervace zůstane na první části, druhá se uvolní |
Rozdělení je nejrychlejší způsob, jak uvolnit půlku termínu
Klient si objednal dvě hodiny a stihnete to za hodinu? Rozdělením v půli se druhá hodina vrátí do nabídky a klient o svůj termín nepřijde.
Slučování termínů#
V rohu každého bloku je zaškrtávátko. Zaškrtnete-li dva a více sousedících bloků, objeví se dole lišta se počtem vybraných a tlačítkem Sloučit.
| Pravidlo | Jak to dopadne |
|---|---|
| Výsledný čas | od začátku prvního po konec posledního |
| Výsledný druh | rozhoduje pořadí rezervace → blokováno → volno → zavřeno |
| Texty | poznámky se spojí znaménkem „+“ |
| Víc rezervací | přežije ta, která začíná nejdřív |
| Výsledný stav | Potvrzeno jen tehdy, byly-li potvrzené všechny slučované; jinak Čeká na potvrzení |
Mezera ve výběru tlačítko Sloučit nepustí
Vyberete-li bloky, mezi kterými něco je, lišta napíše, že ve výběru je mezera — sloučit lze jen sousedící termíny, a tlačítko zůstane nedostupné. Slučovat tedy jde jen souvislý úsek.
Sloučením víc rezervací se ostatní zruší, a to bez e-mailu klientovi
Přežije jen ta nejdřív začínající. Ostatní klienti se nedozvědí nic — systém jim zprávu neposílá. Než sloučíte dvě rezervace různých lidí, ozvěte se jim sám.