Přeskočit obsah
A
Pro administrátory
Obsluha administrace — obsah, uživatelé, e-shop, fakturace a nastavení
Moje firma / Pracovní listy

Pracovní listy#

Pracovní list je fakturační dávka uvnitř zakázky: sada prací, která se naráz uzavře a vyfakturuje. Zakázka jich může mít kolik chce — dlouhou práci tak jde fakturovat po etapách.

Najdete je na záložce Pracovní listy (počet) v detailu zakázky (Moje firma → Agenda → Zakázky, tlačítko Detail).

Jak obrazovka vypadá#

Vlevo je seznam listů, vpravo mřížka prací vybraného listu.

Část Co je v ní
levý sloupec listy ve třech skupinách, součty a fakturační box
pravý sloupec mřížka prací — řádek za řádkem, jako v tabulkovém procesoru

Listy jsou rozdělené do tří rozbalovacích skupin:

Skupina Co v ní je
Rozpracované listy, do kterých se ještě píše
Uzavřené — čekají na fakturu hotové, ale zatím nevyfakturované
Vyfakturované hotové a proúčtované; skupina je sbalená

Pod nimi je souhrn celé zakázky: Prací celkem, Σ hodin, Nevyfakturováno a Vyfakturováno.

Přepnutí listu neztratí rozepsané hodnoty

Mřížky všech listů jsou načtené najednou a přepínač jen mění, která je vidět. Můžete tedy rozepsat hodiny v jednom listu, přeskočit do druhého a vrátit se — nic se nezahodí, dokud nedáte Uložit.

Když listy nevidíte, nejde o prázdnou zakázku

Hláška Pracovní listy této zakázky nevidíte znamená chybějící oprávnění, ne prázdnou zakázku. Listy tam být mohou. Požádejte správce systému o přístup.

Řádek listu#

Prvek Co dělá
úchyt přetažením se mění pořadí listů (jen u rozpracovaných)
k fakturaci zaškrtávátko — vybírá list do nejbližší faktury
název dá se přepsat přímo v řádku
souhrn „5 prací · 12 h“ a celková cena
odznak k fakturaci / přeskočit / číslo vystaveného dokladu
akce Uzavřít list · Znovu otevřít list · Smazat list

Nový list se zakládá tlačítkem Přidat list. Pojmenuje se sám (Pracovní list 1, Pracovní list 2…) a rovnou se aktivuje, aby se do něj dalo psát; název si pak přepište.

Smazat jde jen prázdný a odemčený list

Administrace se ptá Opravdu smazat tento (prázdný) pracovní list? a odmítne list, ve kterém je byť jediná nesmazaná práce, i list uzavřený nebo vyfakturovaný. Chcete-li se zbavit listu s pracemi, smažte nejdřív jeho řádky.

Znovuotevření vyfakturovaného listu fakturu nezruší

Administrace varuje: List je VYFAKTUROVANÝ — faktura zůstane beze změny, ale hodiny půjdou znovu editovat. Přepsané hodiny se na hotový doklad nepromítnou a vznikne rozpor mezi listem a fakturou. Opravu částky řešte dobropisem, ne přepsáním listu.

Znovuotevření je zvlášť povolovaná akce

Nemáte-li k němu oprávnění, tlačítko se nezobrazí a server ho odmítne i tehdy, kdybyste se na něj dostal odkazem. Přiděluje ho správce systému.

Mřížka prací#

Každý řádek mřížky je jedna práce. Řádek má dvě zóny — vlevo co se dělalo, vpravo tónovaný blok peněz.

Sloupec Zóna K čemu je
# — pořadové číslo řádku
Název práce povinný; bez něj se řádek neuloží
Služba práce položka z ceníku, nebo — bez služby —
Stav práce Nová / Probíhá / Čeká / Hotovo / Zrušeno
Datum práce kdy se práce odvedla
Popis práce co jste udělal
Odhad h peníze kolik jste čekal
Hodiny peníze skutečně odpracované hodiny — z nich se počítá cena
Sazba/hod peníze prázdná se při založení doplní ze služby, jinak z firmy
Ruční cena peníze přebíjí výpočet ze sazby
DPH % peníze sazba jen pro tenhle řádek
Fakt. peníze má se práce dostat na fakturu
Cena peníze výsledek; počítá server, nedá se přepsat

Řádky se přidávají tlačítkem Přidat řádek; vedle něj je krokovátko řádků najednou, kterým se přidá rovnou několik.

Mřížka se ovládá z klávesnice

Nápověda je přímo nad ní: Tab / ⇧Tab pohyb mezi buňkami · Enter přidat řádky · ↑ / ↓ pohyb ve sloupci · Ctrl+D kopírovat hodnotu shora · Ctrl+⌫ smazat řádek · Esc vrátit rozepsanou buňku · Ctrl+S uložit. Zapsat den práce jde tedy bez sáhnutí na myš.

Jak se počítá cena#

Cenu počítá vždy server, ne prohlížeč, a jde na to takhle:

  1. je-li vyplněná Ruční cena, je to ona;
  2. jinak Hodiny × Sazba/hod, zaokrouhleno na dvě desetinná místa.

Sazba se doplní jednou a pak už zůstane

Prázdná Sazba/hod se při založení práce opíše ze služby nebo z firemního profilu a dál se sama nemění. Změníte-li sazbu v ceníku, staré práce zůstanou na původní — a je to tak správně, protože už mohou být na faktuře. Novou sazbu u rozpracované práce přepište přímo na ní.

Cena z hodin, nebo pevně — ne obojí

Vyplněná Ruční cena výpočet ze sazby přebije úplně. Práci placenou paušálem tedy zapište ruční cenou a hodiny nechte prázdné, nebo je vyplňte jen pro vlastní přehled.

Vlastní sazba DPH u jedné práce#

Prázdné pole DPH % znamená vezmi výchozí — a jako nápověda se v něm rovnou ukazuje číslo, které se použije. To se hledá v pořadí klient → firma.

Nula je platná hodnota

0 znamená nulovou sazbu, například u přenesené daňové povinnosti. Prázdné pole znamená „vezmi výchozí“. Není to totéž a systém to tak i ukládá.

Komentáře u práce#

U každého řádku je ikona Komentáře — otevře okno s vláknem k té jedné práci. Komentáře jsou společné pro vás i pro klienta: oba vidí všechno, chronologicky od nejstaršího.

Vlastnost Hodnota
kdo píše vy v administraci, klient na webu ve svých zakázkách
nejvýš znaků 5 000
úprava a mazání není
e-mailové upozornění neposílá se

Nepřečtené příspěvky od klienta hlásí u ikony červený odznak s počtem (Nepřečtené komentáře: 3).

O novém komentáři se nedozvíte, dokud zakázku neotevřete

Modul za komentáře neposílá e-mail ani žádné jiné upozornění. Jediné znamení je odznak u řádku práce. Čeká-li klient na odpověď, čeká, dokud si detail zakázky sám neotevřete — projděte si otevřené zakázky pravidelně.

Přečteno platí pro celou firmu, ne pro vás

Odznak zhasne v okamžiku, kdy okno komentářů otevře kdokoli z administrace. Otevře-li ho kolega a neodpoví, vám už se nic nepřipomene.

Komentáře se zpřístupní až po uložení řádku

U čerstvě přidané práce je ikona zašedlá s vysvětlením Komentáře budou dostupné po uložení řádku. Nejdřív uložte.

Nic se neschvaluje

Co klient napíše, je vidět hned. Moderace tu žádná není — komentáře nejsou veřejné, vidí je jen ten jeden klient a vaše administrace.

Uzavření listu#

Uzavřít list je ruční krok: list se zamkne proti zápisům a přesune do skupiny Uzavřené — čekají na fakturu. Administrace se ptá Opravdu uzavřít tento pracovní list? Dál ho nepůjde editovat, jen znovu otevřít.

Nad zamčenou mřížkou se objeví pruh:

Stav Co pruh říká
uzavřený List je uzavřený (čeká na fakturaci) — jen ke čtení.
vyfakturovaný List je vyfakturovaný (faktura č. …) — jen ke čtení.

Uzavírat před fakturací není nutné

Vyfakturované listy se uzavřou samy. Ruční uzavření se hodí, když chcete list zamknout hned a fakturovat později.

Fakturace#

  1. U listů, které chcete na jednu fakturu, zaškrtněte k fakturaci.
  2. V boxu Fakturace se objeví „2 listy vybráno“ a tlačítko Vystavit fakturu.
  3. Otevře se náhled s tabulkou — sloupce List, Prací, Hodin, K fakturaci a řádek Celkem.
  4. Volitelně zaškrtněte Založit navazující pracovní list a pojmenujte ho.
  5. Potvrďte tlačítkem Vystavit fakturu.

Na faktuře je řádek za každou práci:

Typ práce Množství Jednotka Cena za jednotku
hodinová skutečné hodiny hod hodinová sazba
s ruční cenou 1 ks ruční cena

Prodejce a fakturační řadu bere systém z firemního profilu. Typ dokladu a měnu hledá v tomhle pořadí:

  1. co je vyplněné na zakázce (sekce Fakturace),
  2. jinak fakturační profil klienta v adresáři,
  3. jinak firemní profil.

Na fakturu jdou jen práce označené Fakt. a s nenulovou cenou

Práce bez zaškrtnutého Fakt. se přeskočí — a stejně tak práce, která má nulovou cenu, protože nemá ani hodiny, ani ruční cenu. Náhled na ně upozorňuje řádkem Prací bez odpracovaných hodin (na fakturu nepůjdou). Přečtěte si ho dřív, než potvrdíte: po vystavení už se list zamkne a chybějící položku do něj nedoplníte.

Vybrané listy se vystavením zavřou

Náhled to hlásí větou Vyfakturované listy se automaticky uzavřou. Zbývá-li vám v listu ještě nějaká práce, zaškrtněte Založit navazující pracovní list — jinak budete zakládat nový ručně.

Přerušené vystavení dokončete, nespouštějte znovu naslepo

Zavře-li se okno prohlížeče uprostřed vystavování, list zůstane v mezistavu. Spusťte fakturaci znovu — systém pozná, že doklad už vznikl, a druhou fakturu nevystaví; napíše Přerušené vystavení faktury bylo dokončeno … (žádná nová faktura nevznikla). Nechat list v tomhle stavu je jediná varianta, která nedopadne dobře.

Když se náhled nenačte, nefakturujte

Hláška Podklady faktury se nepodařilo načíst — zkuste to znovu znamená, že se tabulka nevykreslila vůbec — ne že je prázdná. Potvrzovat fakturaci bez zkontrolovaného náhledu znamená vystavit doklad naslepo.

Vystavení faktury je zvlášť povolovaná akce

Bez oprávnění se tlačítko nezobrazí a server odmítne i přímé odeslání formuláře.

Postup: vyfakturovat hotový list#

  1. Otevřete zakázku a přepněte se na záložku Pracovní listy.
  2. V mřížce zkontrolujte, že hotové práce mají vyplněné Hodiny (nebo Ruční cenu) a zaškrtnuté Fakt.
  3. Dejte Uložit.
  4. U listu zaškrtněte k fakturaci.
  5. Dejte Vystavit fakturu a projděte náhled — sedí počty prací, hodin a celková částka? Nevypisuje se řádek o pracích bez hodin?
  6. Chcete-li pokračovat, zaškrtněte Založit navazující pracovní list.
  7. Potvrďte Vystavit fakturu.
  8. Administrace vypíše číslo dokladu; ověřte ho ve Fakturách.

Ukládá se to po částech a chyba se vypíše po řádcích

Nepodaří-li se uložit některý řádek, administrace vypíše Některé řádky se nepodařilo uložit: a vyjmenuje list i číslo řádku. Zbytek uložený je — opravte jmenovaný řádek, ne celou mřížku.

Souvislosti#