Šablony faktur a Plánovač#
Opakovaná fakturace. Šablona je předpis dokladu, rozvrh říká, kdy se z ní vystaví faktura.
Najdete je v Fakturace → Šablony faktur a Fakturace → Plánovač.
Šablona#
Vypadá jako faktura, ale nemá číslo, datumy ani stav — ty vzniknou až při vystavení. Zadáte do ní odběratele, položky, DPH, řadu a typ dokladu.
Variabilní symbol je u šablony nepovinný. Necháte-li ho prázdný, každý doklad ze šablony dostane variabilní symbol ze svého čísla (stejně jako ruční faktura). Vyplněný symbol se opíše do všech dokladů ze šablony.
Doklad vystavený ze šablony převezme i její Lokalizaci (formát částek) a popisy položek, které se tisknou v PDF pod názvem.
Šablonu pojmenujte podle zákazníka a služby
„Hosting — Novák, měsíčně" se v seznamu najde, „Šablona 3" ne.
Rozvrh#
| Údaj | Význam |
|---|---|
| Název | označení rozvrhu |
| Zdroj | šablona, nebo existující faktura |
| Perioda a interval | jak často — např. 1 × měsíc |
| Datum dalšího spuštění | kdy se vystaví příští doklad |
| Konec platnosti | dokdy rozvrh běží; prázdné = bez omezení |
| Aktivní | vypnutý rozvrh negeneruje |
Zdroj: šablona nebo faktura#
Vystavovat lze i klonem existující faktury. Hodí se, když chcete opakovat něco, co jste už jednou vystavil, a nechce se vám to přepisovat do šablony.
Co se stane při spuštění#
- Systém vybere rozvrhy, které mají spuštění na dnešek nebo dřív a nejsou po konci platnosti.
- Vystaví doklad: datum vystavení a DUZP je dnešek, splatnost dnešek plus lhůta z nastavení.
- Číslo přidělí řada.
- Teprve po úspěšném uložení se posune datum dalšího spuštění.
- Má-li doklad zapnuté odeslání, odejde e-mailem s PDF.
Pořadí kroků je záměr
Kdyby se datum posunulo dřív, znamenala by chyba při ukládání přeskočený měsíc. Takhle se v nejhorším případě zkusí totéž znovu.
Den v měsíci#
Rozvrh drží den v měsíci podle data dalšího spuštění. Když měsíc tak dlouhý není, faktura vyjde poslední den měsíce a další měsíc se vrátí na původní den: 31. 1. → 28. (29.) 2. → 31. 3. → 30. 4. → 31. 5. Roční rozvrh z 29. 2. vychází v nepřestupných letech 28. 2. Den změníte jen tím, že uložíte jiné datum dalšího spuštění.
Jednorázový rozvrh#
Perioda nikdy nebo nulový interval znamená jedno spuštění. Rozvrh se pak sám vypne.
Bez toho by generoval při každém běhu
Proto se vypnutý rozvrh po jednorázovém vystavení neoživuje — je to správně, ne chyba.
Když se nic nevystaví#
Rozvrh bez fakturační řady se jen tiše přeskočí
Šablona nebo zdrojová faktura musí mít řadu. Nemá-li ji, systém doklad nevystaví a jde dál. Doplníte-li řadu, příští běh proběhne — nic se dohánět nemusí, ale zmeškaný termín se nevrátí.
Další věci ke kontrole:
- Je rozvrh aktivní?
- Není konec platnosti v minulosti?
- Není konec platnosti dřív než datum dalšího spuštění? Rozvrh by se nikdy nespustil; formulář to hlídá.
- Je nastavený výchozí prodejce? Viz nastavení.
Kolik dokladů najednou#
Počet dokladů v jednom běhu je omezený — viz nastavení modulu. Zbytek se vystaví při dalším běhu.
Před hromadným nasazením rozvrh vyzkoušejte
Nastavte datum spuštění na dnešek u jednoho rozvrhu a zkontrolujte vystavený doklad — číslo, částky, PDF, e-mail. Teprve pak zakládejte dalších padesát.