Faktury

Vystavené doklady. Najdete je v Fakturace → Faktury.

Co je na faktuře

Blok	Obsah
Hlavička	číslo, symboly, datumy, stav
Prodejce	vaše firma — otisk z karty
Odběratel	zákazník — otisk z adresáře
Položky	co fakturujete
Doprava, platba, slevy, dárky	přípočty a odpočty
Odeslání	e-mail s PDF

Datumy

Datum	Význam
Datum vystavení	kdy doklad vznikl
DUZP	datum uskutečnění zdanitelného plnění
Splatnost	dokdy zaplatit; předvyplní se podle nastavení

Datum vystavení řídí číslo faktury

Do čísla se propisuje rok, měsíc nebo den — podle masky řady. Zpětné datování tedy vygeneruje jiné číslo. A obráceně: změna data vystavení u už vystavené faktury číslo nepřegeneruje, protože číslo se přiděluje jednou.

Číslo faktury a variabilní symbol

Číslo přiděluje fakturační řada. V administraci se nedá napsat ručně — pole je uzamčené.

Proč nejde číslo přepsat

Řada si drží pořadí. Ruční číslo by v něm udělalo díru nebo duplicitu, kterou by nikdo neodhalil až do kontroly. Ruční čísla se používají jen při importu přes API, kdy přenášíte historické doklady odjinud.

Variabilní symbol vyplnit můžete. Necháte-li ho prázdný, doplní se sám — jako číslice vytažené z čísla faktury.

Stav

Faktura má dva stavy: neuhrazeno a zaplaceno.

U objednávky z e-shopu zaplacené přes platební bránu se stav přepne sám: jakmile platba dorazí, zálohová faktura i řádná faktura k objednávce se označí jako zaplaceno.

Platbu mimo systém označte ručně

Peníze, o kterých systém neví — dobírka, hotovost při převzetí, platba domluvená mimo e-shop —, stav faktury nepřeklopí. Takovou fakturu označte jako zaplacenou ručně, jinak vám zůstane v nezaplacených napořád.

Výpis faktur: data a stav

Ve výpisu jsou sloupce Vystaveno (datum vystavení) a Splatnost. Oba jdou řadit a filtrovat rozsahem dat od–do. Sloupec Stav ukazuje Zaplaceno nebo Nezaplaceno a jeho filtr nabízí tři volby:

Volba filtru	Které faktury ukáže
Zaplaceno	zaplacené
Nezaplaceno	nezaplacené, ať už splatnost uplynula, nebo ne
Po splatnosti	nezaplacené, jejichž splatnost je před dnešním dnem

Widgety Faktury po splatnosti a Faktury podle stavu na ploše otevírají výpis rovnou s nastaveným filtrem — po kliknutí uvidíte přesně ty faktury, které widget počítá.

DPH

V hlavičce faktury je přepínač Plátce DPH (ceny s DPH). Ten je nadřazený všemu.

Vypnuté DPH v hlavičce přebije sazby u položek

U neplátce se sazby řádků ignorují — v PDF nebude žádný rozpis DPH, i když jsou u položek vyplněné. Hodnoty v datech přitom zůstanou. Když vám z faktury zmizelo DPH, hledejte tento přepínač, ne položky.

Přepínač určuje i vzhled dokladu

Podle něj se vzhled hledá buď v plátcovské, nebo v neplátcovské záložce matice PDF variant. Přepnete-li ho, nabídne se u nového dokladu vzhled z druhé záložky.

Výchozí hodnotu přepínače určuje firma, za kterou fakturujete — viz Moje firmy.

Položky

U položky zadáváte cenu, množství, sazbu DPH a případně slevu. Zbytek se dopočítá.

Sleva u položky platí jen se zaškrtnutým políčkem sleva. Bez něj se položka nezlevní a ani v PDF se u ní žádné procento slevy nevytiskne — i kdyby v poli Sleva % nějaké číslo zůstalo.

Jednotku má systém předvyplněnou

Výchozí jednotku nastavíte v nastavení modulu, abyste ji nemusel psát u každého řádku.

Některé položky nesou i popis — třeba recyklační poplatek u položky z objednávky nebo popis převzatý ze šablony. Ve formuláři ho nevidíte, ale v PDF se vytiskne menším písmem pod názvem položky. Uložením dokladu se popis nesmaže.

Dodací adresa

Přepínačem Použít dodací adresu se na doklad přidá druhá adresa. Hodí se, když se fakturuje na sídlo a doručuje jinam.

Do PDF se dodací adresa (řádek Doručit na adresu) vytiskne jen se zapnutým přepínačem, a to jednou. S vypnutým se nevytiskne, i když jsou dodací údaje u dokladu vyplněné.

Dobropis a storno

Dobropis není příznak na faktuře — je to samostatný typ dokladu. Vystaví se jako zrcadlo původní faktury se zápornými částkami a nese odkaz na ni.

Jedna platba může mít víc dokladů

Řádnou fakturu a k ní dobropis nebo storno. Je to v pořádku a systém s tím počítá.

Dobropis nebo storno, které vzniká z platby (například po vrácení peněz branou), se vystaví jen na část, která ještě dobropisovaná není — systém sečte množství a slevy z dřívějších dobropisů k téže faktuře. Když už je dobropisované všechno, další doklad nevznikne. DPH se tak nikdy neodečte dvakrát.

Jak se typ dobropisu nastavuje, popisují typy dokladů.

Postup: vystavit dobropis ručně

Dobropis k vystavenému dokladu vystavíte i sami, celý nebo jen na vybrané řádky.

1. V Fakturace → Faktury klikněte u dokladu na ikonu Vystavit dobropis (nebo otevřete úpravu dokladu a dejte Vystavit dobropis vpravo nahoře).
2. Ve výběru Typ dokladu zvolte dobropis, nebo storno.
3. V poli Rozsah zvolte:
   • Celý zůstatek dokladu — dobropis na všechno, co ještě dobropisované není,
   • Jen vybrané řádky a množství — v tabulkách Položky, Doprava a Způsob úhrady pak u každého řádku vidíte, kolik se fakturovalo, kolik už je dobropisováno a kolik Zbývá; do sloupce Dobropisovat množství napište, kolik vrátit. U položek jde i desetinné množství (např. 1,5 l nebo 0,125 kg, nejvýš tři desetinná místa), doprava a způsob úhrady se vracejí po celých kusech. Vyčerpaný řádek má místo pole nápis vyčerpáno.
4. Klikněte na Vystavit dobropis a potvrďte.

Dobropis dostane číslo z řady svého typu a zdrojový doklad se natrvalo uzamkne (viz Zámek dokladu). Dobropisovat víc, než na dokladu zbývá, systém nedovolí.

Tlačítko se nabízí jen u dokladu, který má číslo a sám není dobropis ani storno. Doklad k e-shopové objednávce se dobropisuje u objednávky — formulář vás tam odkáže odkazem Přejít na dobropis objednávky.

Zámek dokladu

Vystavený doklad se uzamkne, jakmile:

• odejde zákazníkovi e-mailem,
• k němu vystavíte dobropis nebo storno,
• ho uzamknete ručně akcí Uzamknout (postup níže).

Kdy se doklad uzamkl, ukazuje ve výpisu sloupec Uzamčeno (prázdný = odemčený). Sloupec Odesláno je jen informace, že e-mail odešel; přepínat ho nejde.

Uzamčený doklad formulář otevře a nahoře ukáže upozornění, ale uloží jen:

• stav úhrady,
• poznámku,
• údaje pro odeslání e-mailem.

Částky, řádky ani odběratel se nezmění, nepřepočítá se nic a PDF zůstane původní. Chybu v uzamčeném dokladu opravte dobropisem. Uzamkne-li se doklad ve chvíli, kdy ho máte otevřený (třeba právě odešel e-mailem), uložení skončí hláškou, že se mezitím uzamkl — načtěte ho znovu.

Postup: uzamknout doklad ručně

Hodí se, když jste doklad zákazníkovi předali jinak než e-mailem ze systému.

1. V Fakturace → Faktury najděte vystavený doklad (musí mít číslo).
2. Klikněte u něj na ikonu Uzamknout.
3. V potvrzení klikněte na Uzamknout.

Zámek nejde zrušit. U uzamčeného dokladu se akce už nenabízí.

Smazání dokladu

Doklad s přiděleným číslem smazat nejde — jeho číslo by v řadě chybělo nebo by ho dostal jiný doklad. Seznam při pokusu o smazání vypíše důvod. Vystavený doklad se opravuje stornem nebo dobropisem.

Smazat jde jen doklad, který číslo ještě nemá.

Vzhled a jazyk dokladu

V hlavičce jsou dvě pole, která rozhodují, jak PDF vypadá a v jakém je jazyce.

Pole	Co dělá
PDF šablona / varianta	vzhled dokladu; volba — vyberte variantu — nechá výběr na systému
Jazyk	jazyk textů na dokladu
Lokalizace (formát částek)	jak se píšou částky; — podle měny — bere formát z měny dokladu

Při vystavení si doklad vybraný vzhled zapíše do sebe. Pozdější úpravy matice vzhledů s ním už nehnou.

Starý doklad překreslíte ruční volbou varianty

Chcete-li vystavenou fakturu opravdu vytisknout v jiném vzhledu, vyberte jí variantu ručně tímhle polem a uložte.

Změna jazyka se projeví po uložení

Přepnete-li Jazyk a doklad uložíte, PDF se vytvoří znovu v novém jazyce. Odkud se jazyk bere, když ho nevyplníte, popisuje Adresář.

PDF a QR kód

Obojí vzniká až po uložení, na pozadí.

Při uložení bez změny údajů na dokladu se stávající PDF nemění — vytváří se znovu jen tehdy, když se změnilo něco, co se na dokladu tiskne (nebo když soubor chybí).

Přegenerovat PDF

U úpravy faktury, kterou lze ještě měnit, je pod výběrem vzhledu zaškrtávátko Přegenerovat PDF. Zaškrtněte ho, když se změnilo něco mimo doklad — vzhled PDF, údaje prodejce a podobně — a staré PDF má vzniknout znovu. Uložením se PDF vytvoří i bez změny dokladu. Zaškrtávátko se nepamatuje: po uložení je vždy znovu odškrtnuté. U nové a u uzamčené (odeslané) faktury se nezobrazuje.

Faktura bez PDF není chyba uložení

Když se PDF nepovede vytvořit, faktura zůstane uložená — jen bez souboru. Nejčastější příčina je chybějící PDF vzhled pro danou kombinaci. Doplňte ho a vygenerujte PDF znovu.

QR kód se nevytvoří, když je částka nulová nebo záporná, chybí měna, nebo není vyplněný ani bankovní účet, ani IBAN.

Přegenerování PDF nejdřív smaže složku dokladu

Ručně přiložené soubory u faktury tím zmizí. Nic si k faktuře do složky neukládejte.

Odeslání e-mailem

Fakturu z administrace pošlete dvěma způsoby:

• akcí Odeslat e-mailem u dokladu (formulář s příjemcem, předmětem a textem),
• zaškrtnutím Odeslat fakturu e-mailem ve formuláři faktury — vyplníte Komu, Předmět a Text e-mailu a faktura odejde hned po uložení.

V obou případech jde e-mail rovnou zákazníkovi, mimo frontu e-mailů, bez ohledu na nastavený způsob odesílání. Předmět a text se předvyplní z e-mailové šablony Faktura z administrace (Systém → E-maily); ve formuláři je můžete upravit a odejde to, co v něm je. Výsledek odeslání ukáže hláška po uložení.

Uložení se zaškrtnutým políčkem pošle jen fakturu, která ještě odeslaná nebyla — opakované uložení ji zákazníkovi znovu nepošle.

Ve výpisu je ve sloupci Odesláno vidět, zda už odešla. Odesláním se doklad zároveň uzamkne.

Automatické odesílání zapnete v nastavení

Nechcete-li to řešit u každého dokladu, zapněte automatické odesílání v nastavení modulu. Automaticky odesílané faktury používají původní šablonu faktury a řídí se nastaveným způsobem odesílání (obvykle frontou).

Nastavení cookies